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一人経理 ｢3つのパターン｣ と現実的な解決策 | 第1回　一人経理でも揺るがない経理体制のつくり方

管理者

　なぜ「一人経理」はバックオフィスの問題を抱えやすいのか

経理業務は、会社の財務基盤を支える極めて重要な業務です。
日々の記帳から資金繰りの把握、決算・申告対応まで、経営判断の土台となる情報はすべて経理から生まれます。

一方で、経理部門は直接売上を生まない「コストセンター」と見なされやすく、特に事業規模が小さい段階では、どうしても後回しにされがちです。

人件費の制約や採用難といった事情も重なり、

  • 社長や事業主が自ら経理を行う
  • 親族が経理を担当している
  • 総務・事務担当者が経理を兼務している

といった「一人経理」の体制になっている企業は少なくありません。

この状態が長く続くと、業務の非効率化や属人化が進み、結果として

  • 財務状況が正しく把握できない
  • 資金繰りが不安定になる
  • 人件費だけが膨らんでいく

といった問題につながりやすくなります。

本記事では、一人経理で特に問題が起きやすい3つのパターンを整理し、それぞれに対する現実的な解決策をご紹介します。

　問題が起きにくいケースと、起きやすいケースの違い

まず前提として、一人経理＝必ず問題が起きる、というわけではありません。

たとえば、スタートアップ企業でCFOが在籍していたり、財務やITリテラシーの高い経営陣が主導している場合は、一人経理であっても大きな問題が表面化しにくいケースもあります。

特に、将来的な上場を見据えている企業などでは、早い段階から業務設計や内部管理を意識しているためです。一方で、問題が起きやすいのは次の3つのパターンです。

① 社長・事業主自身が経理を担当しているケース

創業初期や小規模な会社では、「コストをかけられない」という理由から、社長や事業主自身が経理を兼務していることが多くあります。

しかし、経理が専門ではない場合、次のような状態に陥りがちです。

  • クラウド会計ソフトの自動仕訳に任せきりになっている
  • 忙しさから会計処理が後回しになり、年度末にまとめて処理
  • 月次決算ができておらず、試算表が常に未整備
  • 融資の相談時に、数字を根拠として説明できない
  • 資金繰りを把握できず、急に資金不足に陥る

たとえば、freee や マネーフォワード の自動仕訳機能は非常に便利ですが、前提条件が崩れていると、誤った仕訳が量産されてしまうことも珍しくありません。

解決策：記帳代行サービスを利用する

「できるだけ自分でやってコストを抑えたい」という気持ちは自然ですが、精度の低い記帳を続けた結果、申告前に大量の修正が発生してしまうケースは非常に多く見られます。

特に申告期限が迫った状態での修正対応は、費用も手間もかさみ、結果的に割高になりがちです。

毎月、一定の精度で記帳が行われていれば、

  • 試算表が常に最新の状態で確認できる
  • 資金繰りの見通しが立てやすくなる
  • 融資や補助金の相談がしやすくなる

といったメリットが得られます。

記帳代行サービスは、税理士が提供しているケースもあれば、記帳のみを専門に行う単体サービスも存在します。

単体サービスの場合、税務判断は行えない、情報不足の場合は仮払金処理になる、といった制約はありますが、最終的な申告を税理士に依頼する前提であれば十分実用的です。

コストと時間の比較例（売上1,000万円未満・月50仕訳程度の個人事業主の場合）

① 自分で記帳＋税理士に申告依頼

【年間コスト】
会計ソフト：20,000円程度
記帳代行：0円
確定申告：160,000円程度
合計：180,000円程度

【年間業務時間】
年間600件の仕訳入力にかかる時間：20時間程度
確定申告にかかる時間：5時間程度（税理士とのやり取りや資料準備、納税作業）
合計作業時間：25時間程度

② 記帳代行サービス利用＋税理士に申告依頼

会計ソフト：0～20,000円程度（会計ソフトが不要な場合あり）
記帳代行：120,000円程度
確定申告：100,000円程度
合計：220,000円程度

会計ソフト：0～20,000円程度（会計ソフトが不要な場合あり）
記帳代行：120,000円程度
確定申告：100,000円程度
合計：220,000円程度

年間600件の仕訳入力にかかる時間：6時間（30分/月想定）
確定申告にかかる時間：3時間程度（税理士とのやり取りや資料準備、納税作業）
合計作業時間：9時間程度

約40,000円～60,000円の差で、「16時間の作業時間」と「精神的負担の削減」、「財務的な安定」を享受できると考えると、経営者にとっては十分に検討する価値のある選択肢と言えるのではないでしょうか。

記帳代行サービスにも様々なサービスがありますので、お得な記帳代行サービスを知りたいようであれば、こちらの無料相談 をご利用ください。

② 社長・事業主の親族が経理を担当しているケース

家族経営の企業では、配偶者などの親族が経理を担当していることも多くあります。このケースでは、日常業務自体は比較的安定して回っていることが少なくありません。

問題が表面化するのは、「その人が業務を続けられなくなりそうなタイミング」です。

  • 引き継げる従業員がいない
  • 採用しようにもコストや教育がネックになる
  • 仮に引き継いでも、退職リスクが常につきまとう

特に、地域密着型企業や創業から年数が経っている企業でよく見られるパターンです。

解決策：経理のデジタル化＋経理BPOの組み合わせ

このケースでは、「人を採用する」よりも「業務を外に出せる状態をつくる」ことが重要になります。

ただし、多くの経理BPOサービスはオンライン前提のため、従来のアナログな業務フローのままでは委託が難しくなります。

そこで必要になるのが、

  • クラウド会計をベースとした業務設計
  • ネットバンキングやキャッシュレス決済の活用
  • 請求書・領収書の電子化
  • 判断を極力排除した業務ルール・マニュアル整備

といった段階的なデジタル化です。

これらを整えることで、月数万円から利用できる経理BPOサービスを選択肢に入れられるようになります。

なお、BPO事業者が提供する「導入前のコンサルティング」は、100万円を超える高額なものも少なくないため、内容と費用のバランスには注意が必要です。

税理士や会計ソフトベンダーなどにも相談しながら、まずは自社で独自に改善が進められないかを検討してみましょう。

もし、独自にデジタル化を進めるのが困難であれば、支援サービスを利用することもおすすめです。

こちらのサービスであれば、無料で3回までの業務設計コンサルティングを受けることができ、BPO事業者のコンサルティングよりもコストもかなり低く抑えられます。

この他、ソフトベンダーが紹介する支援サービスなどもありますので、身近な専門家にも相談してみてください。

③ 専任担当者（総務・事務と兼務）が経理を担当しているケース

事業規模が拡大すると、専任の担当者に経理を任せられるようになります。

ただし実際には、

  • 総務・事務・労務・給与計算と兼務している
  • 毎月特定の時期に業務が集中する
  • 業務内容がブラックボックス化している

といった状態になりやすく、退職リスクと業務負荷が同時に高まっていきます。

結果として、

  • 業務改善よりも人員補充が選ばれる
  • 非効率な業務フローが温存される
  • 人件費だけが増え続ける

という悪循環に陥りがちです。

解決策：従業員関連業務のデジタル化＋部分的BPO

この段階では、まず従業員に関わる業務がボトルネックになっているケースが多く見られます。主には、次のような業務です。

  • 勤怠管理
  • 給与計算
  • 経費精算
  • 労務管理

社労士と契約していても、勤怠集計などは社内対応になっていることが多いため、 ITツールによる効率化が非常に効果的です。

業務を一気に変えるのではなく、個別業務を一つずつデジタル化・標準化していくことで、その後に部分的なBPO委託が可能になります。

　まとめ｜一人経理を「続けられる体制」に変えるために

一人経理の問題は、「人が足りない」ことではなく、業務が個人に依存していることに本質があります。

  • どの業務を
  • どのレベルまで
  • 誰に・どこに任せるのか

を整理し、デジタル化と外部サービスを適切に組み合わせることで、一人経理でも“揺るがない”体制をつくることは十分可能です。

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